Polityka prywatności

Wersja: 2026-10-12.v3. Informacje zaktualizowane 12 października 2026 r. Polityka obejmuje serwis internetowy Fitibook, aplikację klienta i obsługę danych na platformie.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych związanych z globalnym kontem klienta i działaniem platformy jest Kreokracja Piotr Dębowski, ul. Jaworowa 12/e, 32-020 Wieliczka, NIP: 6782805932, dalej „Operator”. Kontakt: hello@fitibook.pl, telefon +48 507 018 061. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Pytania, żądania dotyczące danych i wycofanie zgody można kierować na powyższy adres e-mail lub adres pocztowy.

2. Niezależne kluby i studia

Firma wybrana przez Użytkownika jest odrębnym administratorem, gdy samodzielnie ustala cele i zasady obsługi swoich klientów, zajęć, obecności, karnetów, salda i rozliczeń. Odpowiada wtedy za własny obowiązek informacyjny i podstawy przetwarzania. Gdy Fitibook wykonuje operacje wyłącznie na udokumentowane polecenie Firmy, działa jako podmiot przetwarzający. Globalne konto nie oznacza udostępnienia jego danych wszystkim Firmom: dostęp jest związany z członkostwem, wybraną usługą lub innym działaniem Użytkownika w danej Firmie i uprawnieniami jej personelu.

3. Kategorie i źródła danych

Dane otrzymujemy od Użytkownika, z jego działań w serwisie i aplikacji, od Firm obsługujących jego usługi oraz od dostawców potrzebnych do obsługi płatności, komunikacji i bezpieczeństwa. Zakres zależy od używanych funkcji.

• Konto i kontakt: imię, nazwisko, e-mail, telefon, identyfikator konta, język, status konta i weryfikacji oraz zapisane wersje dokumentów i decyzje dotyczące zgód.
• Dane dobrowolnego profilu: zdjęcie i data urodzenia. Data urodzenia może służyć także do obsługi życzeń urodzinowych w powiązanej Firmie; można ją usunąć w edycji profilu.
• Uwierzytelnianie i bezpieczeństwo: skrót hasła, identyfikatory i czas ważności sesji, tokeny dostępu, próby logowania, adres IP, informacje o przeglądarce lub urządzeniu oraz zdarzenia bezpieczeństwa. Dla kont personelu i administratorów także dane wieloskładnikowego uwierzytelniania lub kluczy dostępu, jeśli są używane.
• Korzystanie z usług i aktywność sportowa: powiązane Firmy, rezerwacje, lista oczekujących, anulowania, potwierdzenia obecności i nieobecności, karnety, wejścia, saldo, uczestnictwo w zajęciach, preferencje rezerwacji oraz notatki lub zalecenia udostępniane w związku z obsługą klienta.
• Karty sportowe: operator i wariant produktu, własna etykieta, zapisane końcowe cyfry numeru, preferowany sposób rozliczenia oraz dane weryfikacji i rozliczenia użycia karty. Zapis w Fitibook nie oznacza pobrania pełnej historii od operatora karty.
• Płatności: identyfikatory zamówień i transakcji, Firma, kwota, waluta, status i czas wpłaty lub zwrotu, powiązanie z rezerwacją albo doładowaniem oraz zdarzenia rozliczeniowe. Pełny numer karty i CVV/CVC nie są zapisywane przez Fitibook.
• Treści i kontakt: opinie, zdjęcia, zgłoszenia do pomocy, reklamacje, korespondencja i wiadomości związane z usługami. Publiczna opinia obejmuje ocenę, treść, datę i oznaczenie autora pokazywane w interfejsie; nie należy umieszczać w niej cudzych danych prywatnych.
• Powiadomienia i diagnostyka: token push powiązany z kontem lub sesją, platforma urządzenia i język, identyfikatory instalacji używane przez dostawcę push, treść i status powiadomień, odczyty wiadomości oraz logi działania i błędów niezbędne do utrzymania usługi.

Fitibook nie wymaga dokumentacji medycznej do założenia konta i nie korzysta w obecnej wersji z Apple Health/HealthKit ani Health Connect. Historia uczestnictwa opisuje aktywność sportową, a nie pomiary medyczne. Jeżeli Firma zbiera szczególne dane o zdrowiu, odpowiada za wskazanie właściwego celu, warunku z art. 9 RODO i zasad dostępu. Nie należy przesyłać takich danych bez potrzeby w ogólnych polach profilu, opiniach lub zgłoszeniach.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Obsługa konta, uwierzytelnianie, wybrane rezerwacje, karnety, rozliczenia i wiadomości konieczne do świadczenia usług opierają się na wykonaniu umowy lub działaniach przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane obowiązkowe w formularzach są potrzebne do tych funkcji; ich niepodanie może uniemożliwić rejestrację albo wykonanie danego zamówienia. Pola oznaczone jako opcjonalne nie warunkują podstawowej rezerwacji.

Obowiązki podatkowe, rachunkowe, rozpatrywanie ustawowych żądań oraz współpraca z uprawnionymi organami opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie, w jakim konkretny obowiązek dotyczy Operatora. Ochrona przed nadużyciami, bezpieczeństwo, diagnostyka, obsługa zwykłych zapytań, obrona roszczeń i niezbędne statystyki operacyjne opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem Operatora jest bezpieczne działanie platformy, wyjaśnienie zdarzeń i ochrona praw, z uwzględnieniem praw Użytkownika.

Dobrowolna komunikacja marketingowa jest oparta na odpowiedniej zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymaganej zgodzie na kanał kontaktu. Wycofanie zgody nie wpływa na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Zapoznanie się z Polityką nie jest ogólną zgodą na wszystkie operacje; akceptacja Regulaminu służy zawarciu umowy, a nie zapisaniu do newslettera.

5. Newslettery, promocje i życzenia

Dane kontaktowe, imię i nazwisko oraz identyfikator konta mogą być wykorzystywane do newsletterów i promocji w zakresie udzielonej zgody. Sama rejestracja, zakup, podanie telefonu lub zgoda systemowa na push nie uprawniają do dowolnej reklamy. Odmowa lub wycofanie zgody marketingowej nie blokują konta i rezerwacji. Rezygnację z marketingu Operatora można zgłosić na hello@fitibook.pl, skorzystać z mechanizmu rezygnacji w wiadomości, jeśli jest dostępny, albo z tego samego kanału, w którym udzielono zgody. W sprawie marketingu Firmy należy kontaktować się także z jej nadawcą.

Podana dobrowolnie data urodzenia może zostać użyta przez powiązaną Firmę do życzeń urodzinowych, jeśli Firma włączyła tę funkcję. Usunięcie daty z profilu uniemożliwia dalsze ustalanie nowych urodzin z tego pola. Jeżeli wiadomość zawiera promocję, stosuje się wymagania dotyczące marketingu. Lista kontaktów klientów nie jest przekazywana do Meta ani Google w celu tworzenia reklamowych list odbiorców.

6. Powiadomienia, uprawnienia i dane na urządzeniu

Push korzysta z Firebase Cloud Messaging dostarczanego przez Google, a na urządzeniach Apple także z Apple Push Notification service. Dostawcy obsługują techniczne identyfikatory instalacji i doręczania oraz dane potrzebne do przekazania wiadomości. Fitibook wiąże token powiadomień z kontem lub sesją, platformą i językiem, aby skierować właściwy komunikat. Treść może być widoczna na zablokowanym ekranie zgodnie z ustawieniami urządzenia. Powiadomienia można wyłączyć w aplikacji lub ustawieniach systemu; nie usuwa to konta ani rezerwacji. Lokalne przypomnienia są planowane na urządzeniu. E-maile obsługują m.in. weryfikację, bezpieczeństwo i zdarzenia usługowe. SMSAPI obsługuje wysyłkę kodów SMS do weryfikacji numeru telefonu, w tym przy rejestracji klienta. Dostawcy przekazujemy numer odbiorcy, treść kodu i dane techniczne potrzebne do wysyłki. SMS-y służą obecnie wyłącznie weryfikacji, nie marketingowi.

Po zgodzie systemowej lokalizacja w aplikacji klienta służy do obliczania odległości od klubów na urządzeniu. Fitibook nie wysyła tych współrzędnych do swojego API w tej funkcji ani nie śledzi przemieszczania w tle. Ręcznie wpisana lokalizacja wyszukiwania jest odrębnym parametrem korzystania z wyszukiwarki. Otwarcie zewnętrznej mapy lub nawigacji uruchamia usługę dostawcy map i jego zasady prywatności.

Wybranie zdjęcia profilowego udostępnia Fitibook wskazany plik, nie całą bibliotekę zdjęć. Funkcja dodania rezerwacji do kalendarza przekazuje dane wybranych zajęć do systemowego edytora; aplikacja nie pobiera całego kalendarza. Przy Face ID lub Touch ID system operacyjny przekazuje wynik uwierzytelnienia, nie obraz twarzy, odcisk palca ani wzorzec biometryczny. Preferencje, sesja i część danych potrzebnych do działania aplikacji mogą być przechowywane lokalnie; można usunąć je przez odpowiednie ustawienia lub odinstalowanie aplikacji, co nie jest usunięciem konta na serwerze.

7. Płatności PayU

Przy rozpoczęciu płatności Fitibook przekazuje PayU dane zamówienia, kwotę, walutę, identyfikatory, opis i adres IP potrzebne do wykonania i zabezpieczenia transakcji. Dalsze dane płatnicze Użytkownik przekazuje na stronie PayU lub dostawcy wybranej metody. Fitibook odbiera wynik płatności i zwrotu oraz dane rozliczeniowe. PayU S.A. działa jako odrębny administrator w zakresie swojej usługi, obowiązków prawnych i bezpieczeństwa płatności. Szczegóły i prawa wobec PayU przedstawia jego informacja o ochronie danych dostępna przy płatności oraz na stronie https://poland.payu.com/prywatnosc/polityka-prywatnosci-payu/.

8. Odbiorcy i przetwarzanie poza EOG

Dane otrzymują uprawnieni pracownicy Operatora, właściwa Firma oraz dostawcy hostingu, przechowywania plików i kopii zapasowych, utrzymania IT, poczty elektronicznej i doręczania powiadomień w zakresie potrzebnym do ich zadań. Dla push są to Google/Firebase i Apple, a przy płatnościach PayU oraz dostawca wybranej metody płatności. Odbiorcami mogą być również upoważnieni doradcy i organy uprawnione na podstawie prawa. Publicznie publikowane opinie, zdjęcia i treści Firm są dostępne odbiorcom danej strony lub aplikacji.

Dostawca wykonujący operacje na zlecenie jest związany odpowiednimi warunkami przetwarzania. Odrębny administrator, w tym Firma lub PayU w swoim zakresie, odpowiada za własną podstawę, obowiązki i terminy przechowywania. Podmioty obsługujące globalne usługi Google, Apple i ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Podstawą przekazania jest, zależnie od odbiorcy i usługi, obowiązująca decyzja o odpowiednim stopniu ochrony albo właściwe zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne. Informację o odbiorcach, zastosowanej podstawie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można uzyskać od Operatora. Nie deklarujemy, że wszystkie operacje dostawców odbywają się wyłącznie w Polsce lub UE.

9. Przechowywanie i usunięcie konta

Dane profilu są potrzebne przez czas aktywności konta. Po skutecznym użyciu funkcji usunięcia konta dostęp jest wyłączany, sesje i powiązane tokeny są unieważniane lub usuwane, a podstawowe dane profilu usuwane lub zastępowane technicznym oznaczeniem usuniętego klienta. Usuwane są m.in. data urodzenia, treść opinii, powiązanie zdjęcia i dane portfela kart w zakresie opisanym przez tę funkcję. Fizyczne usunięcie pliku zdjęcia jest realizowane przez kolejkę usuwania i może być ponawiane w razie błędu.

Historia rezerwacji, rozliczeń, płatności, karnetów, wymaganych dokumentów i audytu może pozostać z technicznym identyfikatorem, jeżeli jest potrzebna do rozliczenia usługi, spełnienia obowiązku lub ochrony roszczeń. To ograniczenie identyfikacji, a nie obietnica pełnej i natychmiastowej anonimizacji wszystkich zdarzeń. Usunięcie profilu nie uruchamia automatycznego skasowania całej dokumentacji finansowej. Dokumentacja jest przechowywana do zakończenia właściwego obowiązku prawnego lub upływu właściwego terminu przedawnienia; w razie sporu — także do jego prawomocnego zakończenia. Firma odpowiada za okres dokumentacji prowadzonej we własnym celu.

Dane marketingowe są wykorzystywane do czasu wycofania zgody lub zakończenia danego celu. Ograniczone dane potwierdzające zgodę, rezygnację lub sprzeciw mogą pozostać dla rozliczalności, ochrony roszczeń i uniknięcia ponownego niechcianego kontaktu. Korespondencja jest przechowywana przez czas obsługi sprawy i, gdy to uzasadnione, okres ochrony związanych z nią roszczeń. Dane diagnostyczne i bezpieczeństwa są przechowywane w zakresie i przez czas potrzebny do utrzymania usługi, wyjaśnienia incydentu oraz zabezpieczenia dowodów; nie są przeznaczone do bezterminowego profilowania reklamowego.

Kopie zapasowe podlegają rotacji i mogą czasowo zawierać wcześniejsze dane; nie służą bieżącej obsłudze usuniętego konta. Przy przywróceniu kopii należy ponownie zastosować skuteczne żądania usunięcia i ograniczenia, zanim dane wrócą do zwykłego użycia. Usunięcie danych u odrębnych administratorów i dostawców odbywa się według ich obowiązków i procedur. Pytania o konkretną kategorię i podstawę dalszego przechowywania można kierować do Operatora.

10. Prawa Użytkownika

Na zasadach RODO przysługują prawa dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia oraz wycofania zgody. Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym momencie. Żądanie można przesłać na hello@fitibook.pl lub adres pocztowy Operatora. Jeżeli sprawa dotyczy samodzielnego przetwarzania przez Firmę, należy zwrócić się także do tej Firmy; Operator pomaga ustalić właściwy podmiot. W razie potrzeby sprawdzamy tożsamość w sposób odpowiedni do ryzyka, bez żądania hasła w wiadomości.

Odpowiedzi udzielamy zasadniczo w ciągu miesiąca. Jeśli prawo dopuszcza przedłużenie z powodu złożoności lub liczby żądań, informujemy o tym i przyczynie w tym terminie. Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl. Usunięcie konta można uruchomić w aplikacji w sekcji Konto albo na fitibook.pl/pl/konto/usun. Wycofanie zgody marketingowej nie wymaga usuwania konta.

11. Cookie, analityka i automatyczne reguły

Strona używa niezbędnych cookie i podobnych mechanizmów do sesji, ochrony formularzy, bezpieczeństwa i wybranego języka lub wyglądu. Na dzień aktualizacji ustawienia produkcyjne Fitibook nie aktywują Google Analytics 4, Google Tag Manager ani Meta Pixel. Aplikacja klienta nie używa Firebase Analytics ani Crashlytics w opisywanej wersji. Firebase do push nie jest reklamową listą odbiorców. Uruchomienie opcjonalnego śledzenia wymaga uprzedniego przedstawienia informacji i właściwego mechanizmu zgody.

System automatycznie stosuje dostępność miejsc, kolejność i zasady list oczekujących, warunki rezerwacji, terminy anulowania oraz zabezpieczenia. Reguły te wykonują wybraną usługę i nie służą ocenie sytuacji Użytkownika na potrzeby zatrudnienia, ubezpieczenia lub kredytu. Operator nie prowadzi reklamowego profilowania między aplikacjami ani nie podejmuje wyłącznie automatycznych decyzji wobec osoby, o których mowa w art. 22 RODO. Nieprawidłowy wynik można zgłosić Firmie lub pomocy Fitibook.

12. Aktualizacje i bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenia, kontrolę uprawnień, izolację danych Firm, bezpieczne przechowywanie haseł, audyt i kopie zapasowe. Zmiana Polityki opisuje aktualne operacje i nie zastępuje uzyskania zgody, gdy jest ona potrzebna. O istotnej zmianie celu, odbiorców lub zasad wpływającej na prawa Użytkowników informujemy odpowiednio przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Aktualny dokument i data publikacji są dostępne na tej stronie.

13. Szczegóły aplikacji Fitibook Klub

Niniejsza Polityka obejmuje również Fitibook Klub, aplikację dla uprawnionego personelu Firm. W zakresie bezpieczeństwa konta personelu, obsługi platformy i pomocy administratorem jest Operator. Firma pozostaje administratorem danych swoich klientów i personelu w zakresie, w którym ustala cele ich przetwarzania; Operator wykonuje operacje na jej zlecenie zgodnie z punktem 2.

Aplikacja korzysta z identyfikatora konta personelu, adresu e-mail, roli i uprawnień, sesji, danych uwierzytelniania oraz informacji potrzebnych do prowadzenia grafiku i obsługi klientów. Stosownie do uprawnień może prezentować lub zapisywać dane kontaktowe, profile, rezerwacje, obecności, karnety, salda i rozliczenia klientów, notatki oraz profile instruktorów. Dotyczy to również wpisanego adresu placówki, oznaczenia sposobu zapłaty i historii wpłat oraz technicznych logów połączeń i zdarzeń bezpieczeństwa. Aplikacja nie służy do wprowadzania numerów kart płatniczych. Operacje są powiązane z Firmą i kontem wykonującym działanie. Nie jest to dostęp do danych wszystkich klubów.

Aparat uruchamia się do skanowania kodu rezerwacji po udzieleniu zgody systemowej. Obraz z aparatu jest analizowany lokalnie; Fitibook nie przesyła ani nie zapisuje filmu lub zdjęcia skanowanego kodu. Do API trafia odczytany identyfikator rezerwacji potrzebny do jej wyszukania. Można odmówić dostępu do aparatu i wpisać numer ręcznie.

Face ID i Touch ID działają poprzez mechanizmy systemowe. Operator nie otrzymuje wzorca biometrycznego, obrazu twarzy ani odcisku palca. Zapisana sesja korzysta z bezpiecznego magazynu systemowego; funkcja biometryczna chroni jej lokalne odblokowanie. Dodatkowa weryfikacja logowania personelu odbywa się za pomocą skonfigurowanego kodu e-mail lub aplikacji uwierzytelniającej.

Opisywane wydanie Fitibook Klub nie korzysta z Firebase Analytics, Crashlytics, reklamowego identyfikatora urządzenia, lokalizacji GPS, HealthKit ani powiadomień Firebase push. Funkcje aplikacji klienta opisane w pozostałych częściach dokumentu nie oznaczają automatycznie używania tych uprawnień przez aplikację klubową.

Zgłoszenie z formularza Kontakt obejmuje imię, e-mail, temat, treść i język oraz oznaczenie aplikacji Fitibook Klub. Dane są przekazywane do pomocy Fitibook i wykorzystywane do obsługi zgłoszenia, ograniczania nadużyć oraz ewentualnej obrony roszczeń na podstawach wskazanych w punkcie 4. Formularz nie przekazuje hasła ani tokenu sesji personelu. Żądania dotyczące konta personelu i danych można kierować do odpowiedniej Firmy lub na hello@fitibook.pl; usunięcie profilu pracownika nie powoduje automatycznego usunięcia prawidłowo zachowanej dokumentacji działalności Firmy.