Regulamin

Wersja: 2026-10-12.v3. Opublikowano 12 października 2026 r.

1. Usługodawca i kontakt

Fitibook prowadzi Kreokracja Piotr Dębowski, ul. Jaworowa 12/e, 32-020 Wieliczka, NIP: 6782805932, dalej „Operator”. Kontakt w sprawach serwisu i aplikacji: hello@fitibook.pl, telefon +48 507 018 061. Pomoc jest dostępna na fitibook.pl/pl/informacje/pomoc.

2. Serwis internetowy i aplikacje

Regulamin dotyczy platformy Fitibook, obejmującej serwis internetowy, aplikację klienta oraz narzędzia obsługi niezależnych klubów i studiów, dalej „Firm”. Fitibook pozwala przeglądać profile, grafiki i aktualności, prowadzić konto klienta, rezerwować zajęcia i dostępne obiekty sportowe, korzystać z list oczekujących, przeglądać karnety, saldo, historię i powiadomienia oraz zarządzać profilem. Dostępność funkcji zależy od oferty Firmy, platformy i wersji aplikacji.

Pobranie aplikacji klienta oraz założenie i prowadzenie konta klienta są bezpłatne. Opłaty za zajęcia, karnety i inne usługi Firm są odrębne. Cenę, sposób rozliczenia i warunki danej usługi należy sprawdzić przed zamówieniem. Koszt połączenia z Internetem wynika z umowy Użytkownika z jego dostawcą. Warunki odpłatnego udostępniania narzędzi Firmom określa ich odrębna oferta lub umowa z Operatorem.

3. Rola Operatora i Firm

Operator utrzymuje platformę technologiczną. Firma wskazana przy ofercie organizuje i świadczy własne usługi; odpowiada za ich opis, cenę, harmonogram, personel, lokal, wymagania uczestnictwa, karnety i rozliczenia. Umowę dotyczącą zajęć lub karnetu Użytkownik zawiera z tą Firmą, o ile oferta wyraźnie nie wskazuje inaczej. Udostępnienie rezerwacji lub płatności przez Fitibook nie przenosi na Operatora roli organizatora zajęć ani sprzedawcy usługi Firmy.

Karnety, wejścia, karty sportowe i saldo obowiązują zgodnie z zasadami Firmy, której dotyczą. Nie stanowią automatycznie uprawnienia do usług innej Firmy. Aktualności i porady treningowe mają charakter informacyjny; nie są diagnozą ani indywidualnym zaleceniem medycznym. Wymagania dotyczące wieku, zdrowia lub udziału osoby małoletniej ustala organizator zgodnie z prawem. Osoba niemająca pełnej zdolności do czynności prawnych korzysta z usług z udziałem lub zgodą przedstawiciela ustawowego, gdy jest to wymagane.

4. Wymagania techniczne i konto

Potrzebne są dostęp do Internetu i aktualna przeglądarka obsługująca HTTPS oraz niezbędne pliki cookie albo zgodne urządzenie z wersją systemu wskazaną w sklepie z aplikacjami. Konto wymaga danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe i dostępu do adresu e-mail wykorzystywanego przy rejestracji lub odzyskiwaniu dostępu. Weryfikację wykonuje się zgodnie z aktualnym komunikatem w formularzu. Samo podanie numeru telefonu nie oznacza jego zweryfikowania.

Użytkownik podaje aktualne dane, akceptuje Regulamin i zapoznaje się z Polityką prywatności. Akceptacja dokumentów dotyczących konta nie jest zgodą na marketing. Konto pozwala korzystać z wielu Firm, ale informacje i uprawnienia w konkretnej Firmie pozostają związane z jej usługami. Profil może zawierać dobrowolnie dodane zdjęcie i datę urodzenia.

Należy chronić hasło, kody weryfikacyjne i urządzenie oraz zgłosić podejrzenie przejęcia konta. Face ID, Touch ID lub inna biometria, jeśli są dostępne i włączone przez Użytkownika, służą lokalnemu zabezpieczeniu dostępu; Operator nie otrzymuje wzorca biometrycznego. Operator nie prosi o przesyłanie hasła, kodu logowania ani danych karty płatniczej w zgłoszeniu do pomocy.

5. Rezerwacje, listy oczekujących i karty sportowe

Przed potwierdzeniem należy sprawdzić termin, miejsce, dostępność, cenę lub wymagane uprawnienie oraz zasady anulowania. W zależności od ustawień Firmy zapis może być bezpłatny, rozliczany z karnetu lub salda, kartą sportową, na miejscu albo przez dostępną płatność online. Serwer ponownie sprawdza dostępność i warunki w chwili zapisu. Za potwierdzenie miejsca należy uznać status rezerwacji widoczny na koncie, a nie samo rozpoczęcie zapisu lub płatności.

Wpis na listę oczekujących nie gwarantuje miejsca. Zasady przejścia z listy na potwierdzoną rezerwację zależą od konfiguracji Firmy; o skutecznym przydzieleniu miejsca informuje status rezerwacji. Użytkownik powinien sprawdzać swoje rezerwacje także wtedy, gdy nie korzysta z powiadomień.

Zapis karty sportowej w portfelu nie zastępuje weryfikacji jej ważności przez Firmę lub operatora karty. Akceptowane warianty, dopłaty, ograniczenia i konieczność okazania karty wynikają z oferty oraz zasad właściwego operatora. Kod QR rezerwacji służy identyfikacji zapisu i nie powinien być publicznie udostępniany.

6. Płatności online, saldo i zwroty

Fitibook obsługuje płatności PayU w Firmach, które podłączyły, zweryfikowały i włączyły tę usługę. W zależności od oferty dostępna jest przedpłata, pełna płatność za rezerwację lub doładowanie salda w danej Firmie. Brak opcji płatności online w konkretnej Firmie nie oznacza, że wszystkie jej usługi są bezpłatne.

Płatność jest wykonywana na stronie lub w formularzu PayU, także gdy otwiera się on w oknie aplikacji. Dostawcą usługi płatniczej jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu. Dostępne metody i zasady tej usługi są prezentowane przez PayU podczas płatności. Kwota i waluta zamówienia są widoczne przed zatwierdzeniem. Wpłata dotyczy wybranej Firmy i trafia do jej rozliczeń PayU. Fitibook nie prowadzi rachunku bankowego Użytkownika i nie zapisuje pełnego numeru karty ani kodu CVV/CVC.

Rozpoczęta płatność może czasowo blokować miejsce. Sam powrót z PayU nie potwierdza wpłaty: status jest aktualizowany po jej sprawdzeniu. W razie przerwania płatności należy sprawdzić historię na koncie przed ponownym płaceniem. Jeżeli wpłata zostanie potwierdzona, ale rezerwacja nie może zostać utworzona, system zleca jej zwrot. Termin wpływu zwrotu zależy także od PayU i dostawcy instrumentu płatniczego.

Saldo jest ewidencją środków przeznaczonych do rozliczeń z konkretną Firmą. Przy rezerwacji środki mogą zostać zablokowane, a następnie rozliczone zgodnie z warunkami oferty. Doładowanie salda i wpłata za konkretną rezerwację są odrębnymi operacjami. Warunki wykorzystania i zwrotu niewykorzystanego salda lub karnetu należy uzgodnić z Firmą; nie ogranicza to praw wynikających z przepisów.

7. Anulowanie i prawa konsumenta

Termin bezpłatnego anulowania oraz skutki późnego odwołania lub nieobecności są pokazywane przy rezerwacji. Anulowania dokonuje się na koncie, otwierając odpowiednią rezerwację. Terminowe anulowanie uwalnia miejsce oraz rozliczane uprawnienie lub blokadę salda zgodnie z warunkami zapisu. Dla rezerwacji opłaconej online uruchamiany jest odpowiedni proces zwrotu. Późne anulowanie może skutkować wykorzystaniem wejścia lub zatrzymaniem kwoty, wyłącznie na zasadach prawidłowo przedstawionych przed zamówieniem i zgodnych z prawem.

Odwołanie zajęć przez Firmę wymaga rozliczenia niewykonanej usługi. Jeżeli automatyczny zwrot wymaga interwencji, informacja może być widoczna na koncie lub w panelu Firmy. Należy wtedy skontaktować się z Firmą; błąd techniczny nie znosi obowiązku należnego zwrotu ani ustawowych praw Użytkownika.

Umowne anulowanie rezerwacji jest odrębne od ustawowego odstąpienia od umowy. Co do zasady konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie. Wyjątek może dotyczyć usług związanych z wypoczynkiem lub wydarzeniami sportowymi, jeżeli oznaczono dzień albo okres świadczenia. Nie oznacza to automatycznego wyłączenia prawa odstąpienia dla każdego karnetu lub każdej oferty. Firma powinna przed zamówieniem przekazać informacje właściwe dla swojej usługi. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy dotyczącej konta można przesłać Operatorowi; konto można też zakończyć w dowolnym czasie zgodnie z punktem 10.

8. Powiadomienia i marketing

Fitibook udostępnia wiadomości w koncie, e-maile związane z obsługą oraz powiadomienia push i lokalne przypomnienia, jeżeli Użytkownik włączył je na urządzeniu. Mogą dotyczyć zapisów, zmian zajęć, listy oczekujących, karnetów i innych zdarzeń związanych z kontem. Ustawienia aplikacji i systemu urządzenia wpływają na dostarczanie. Powiadomienie może być opóźnione lub niedostarczone, dlatego aktualny status należy sprawdzać na koncie. Wysyłka SMS nie jest obecnie aktywnym kanałem Fitibook.

Newslettery i promocje Operatora lub Firm są odrębne od wiadomości niezbędnych do obsługi konta i rezerwacji. Kontakt marketingowy wymaga odpowiedniej, uprzedniej zgody. Zgody można odmówić lub ją wycofać bez utraty możliwości korzystania z konta. W sprawie marketingu Operatora można napisać na hello@fitibook.pl; w przypadku wiadomości Firmy także bezpośrednio do jej nadawcy. Jeśli wiadomość zawiera mechanizm rezygnacji, można użyć go bezpośrednio. Zgoda systemowa na powiadomienia nie zastępuje zgody marketingowej.

9. Treści, opinie i zgłoszenia

Firmy odpowiadają za legalność udostępnianych zdjęć, opisów, aktualności i informacji o personelu. Użytkownik może publikować wyłącznie treści, do których ma odpowiednie prawa i które nie naruszają praw innych osób. Publikacja dokumentu nie potwierdza praw do konkretnych materiałów przekazanych Operatorowi przez inne osoby.

Możliwość dodania opinii o miejscu jest powiązana z potwierdzoną obecnością na zakończonych zajęciach. Takie sprawdzenie potwierdza powiązanie konta z usługą, a nie prawdziwość każdego stwierdzenia w opinii. Zabronione są treści bezprawne, podszywanie się pod inne osoby, ujawnianie cudzych danych bez podstawy, nękanie, obchodzenie zabezpieczeń i zakłócanie działania platformy.

Nieprawidłową treść lub naruszenie praw można zgłosić na hello@fitibook.pl, wskazując miejsce publikacji, opis problemu i dane do odpowiedzi. Operator ocenia zgłoszenie, może zażądać wyjaśnienia, ograniczyć widoczność lub usunąć treść w zakresie uzasadnionym prawem i Regulaminem. Informuje o rozstrzygnięciu w zakresie przewidzianym prawem. Zastrzeżenia do rozstrzygnięcia można przesłać tym samym kanałem. Zgłoszenie nie wymaga przesyłania hasła.

10. Zakończenie korzystania i usunięcie konta

Usunięcie globalnego konta klienta jest dostępne w aplikacji: Konto → Usuń konto, oraz na stronie: Konto → Ustawienia konta → Usuń konto. Informacje i przejście do tej funkcji są także pod adresem fitibook.pl/pl/konto/usun. Można również zwrócić się o pomoc na hello@fitibook.pl. Funkcja wymaga potwierdzenia i aktualnego hasła; przy obsłudze zgłoszenia Operator może odpowiednio zweryfikować tożsamość.

Usunięcie kończy dostęp do konta we wszystkich powiązanych Firmach, unieważnia sesje, usuwa lub zastępuje dane profilu i usuwa powiązanie zdjęcia. Aktywne przyszłe rezerwacje i wpisy na listach oczekujących są anulowane według właściwych zasad. Usunięcie aplikacji z telefonu nie usuwa konta. Usunięcie konta klienta nie usuwa odrębnego konta pracownika lub właściciela Firmy.

Przed usunięciem należy sprawdzić karnety, saldo, trwające płatności i rezerwacje oraz zachować potrzebne potwierdzenia. Usunięcie konta nie jest automatycznym żądaniem zwrotu całego salda, nie umarza należności i nie usuwa dokumentacji wymaganej do rozliczeń lub ochrony praw. Zakres pozostających danych opisuje Polityka prywatności.

11. Dostępność, reklamacje i odpowiedzialność

Operator dokłada należytej staranności, aby platforma działała bezpiecznie, i udostępnia potrzebne aktualizacje. Mogą wystąpić przerwy techniczne; o planowanych przerwach o istotnym wpływie informuje w miarę możliwości z wyprzedzeniem. Żadne postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności ani praw konsumenta, których nie można ograniczyć umową, w tym praw związanych ze zgodnością usługi cyfrowej z umową.

Reklamacje dotyczące Fitibook należy kierować na hello@fitibook.pl lub adres Operatora. Warto podać opis problemu, datę, numer rezerwacji, używaną wersję aplikacji i oczekiwane rozwiązanie. Operator odpowiada na reklamację konsumenta w terminie 14 dni, chyba że właściwy przepis przewiduje inny termin. Sprawy jakości zajęć, karnetów, cen i rozliczeń usług Firmy należy kierować również do tej Firmy. Pomoc Operatora w wyjaśnieniu problemu nie pozbawia Użytkownika roszczeń do właściwego podmiotu.

12. Dane, aktualizacja dokumentu i prawo właściwe

Polityka prywatności opisuje dane, cele, odbiorców, zasady przechowywania i prawa osób. Dokumenty są dostępne po polsku i angielsku. Niniejsze wydanie aktualizuje informacje o dostępnych funkcjach, płatnościach, powiadomieniach i zakończeniu konta. Nie zmienia wstecz cen ani warunków istniejących rezerwacji i nie udziela za Użytkownika zgody marketingowej. Samo opublikowanie nowego tekstu nie oznacza przyjęcia nowych obowiązków przez posiadaczy wcześniejszych kont.

O istotnej zmianie warunków istniejącej umowy Operator informuje z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się ze zmianą i zakończenie korzystania, jeżeli Użytkownik jej nie akceptuje. Zmiany nie naruszają praw nabytych ani bezwzględnie obowiązujących przepisów. Stosuje się prawo polskie, bez pozbawienia konsumenta ochrony przyznanej przez obowiązkowe przepisy państwa jego zwykłego pobytu. Spory rozstrzyga właściwy sąd; można także korzystać z dostępnych form pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich.

13. Aplikacja Fitibook Klub dla personelu

Fitibook Klub jest narzędziem dla właścicieli, managerów, recepcji i instruktorów Firm korzystających z Fitibook. Dostęp wymaga indywidualnego konta personelu z uprawnieniami nadanymi dla danej Firmy. Konto klienta aplikacji Fitibook nie nadaje automatycznie takich uprawnień. Aplikacja klubowa nie udostępnia samodzielnej rejestracji konta ani zakupu abonamentu na oprogramowanie. Warunki współpracy Firmy z Operatorem pozostają określone w odrębnych ustaleniach.

Zakres funkcji zależy od roli i konfiguracji Firmy. Może obejmować grafik zajęć i kortów, listy uczestników, potwierdzanie obecności, skanowanie kodów rezerwacji, profile klientów, przypisywanie karnetów, ewidencję salda, notatki oraz ustawienia klubu. Zapis rozliczenia w aplikacji nie jest sam w sobie potwierdzeniem przelewu bankowego ani dokumentem fiskalnym. Firma odpowiada za prawidłowość swoich danych, ofert, rozliczeń i upoważnień personelu.

Personel przetwarza dane klientów wyłącznie w zakresie swoich obowiązków i nadanych uprawnień. Nie wolno udostępniać konta osobom nieupoważnionym ani wpisywać danych zbędnych do obsługi. Notatka udostępniona klientowi może być przez niego widoczna; przed zapisem należy sprawdzić jej odbiorców. Dokumenty i informacje wprowadzane przez Firmę nie zastępują jej własnych obowiązków wobec klientów ani umowy powierzenia przetwarzania danych, gdy jest ona wymagana.

Logowanie wymaga hasła i dodatkowej weryfikacji. Opcjonalne Face ID lub Touch ID zabezpiecza zapisaną sesję na urządzeniu. Wylogowanie i odinstalowanie aplikacji nie usuwa danych Firmy. W sprawie zakończenia dostępu pracownik kontaktuje się z administratorem swojej Firmy; w sprawie usunięcia danych lub zakończenia współpracy z Fitibook można użyć formularza Kontakt w aplikacji albo napisać na hello@fitibook.pl. Przed wykonaniem dyspozycji weryfikowane są tożsamość i uprawnienia, a zakres zachowania dokumentacji zależy od obowiązków właściwego administratora.

Formularz kontaktowy jest dostępny także przed logowaniem. Do jego obsługi potrzebne są imię, adres e-mail, temat i treść zgłoszenia. Nie wymaga zgody marketingowej, aplikacji pocztowej ani przekazywania hasła lub kodu weryfikacyjnego.